ビジネスの分野において、さまざまな情報伝達手段が存在するが、その中においてfaxは長きにわたり欠かせない役割を担ってきた。インターネットや電子メール、各種メッセンジャーなど、多種多様なコミュニケーションツールが発達してきているものの、多くの企業では現在もfaxの利用が継続されている。その大きな理由のひとつに、faxが持つ「紙媒体での記録性」や「即時性」、「手書きによる校正や署名が可能」といった特性が挙げられる。faxの仕組みは、原稿となる書類を機器でスキャンし、その画像情報を回線を通じて相手先へ送信するというものである。受け取った側は、その情報を紙上にプリントアウトし、物理的な書類として扱うことができる。
これにより、契約書や注文書など、表現内容を変えることのできない書類や、署名・捺印が必要な文書のやり取りとしてfaxは今もなお効果を発揮している。faxの送信速度は、概ね短時間で数枚の用紙を送り終えることが可能であり、送り主と受け手の双方向で即座に文書を確認できる点が大きなメリットとなる。また、設定変更や操作が比較的容易であり、電話回線さえあれば、電子メールのような特別な設備やインターネット環境を必要としない。多くのビジネス現場では、シンプルで手軽に使える手段として、多くのスタッフによる利用が定着している。一見すると、faxはパソコンやスマートフォンと比較して、時代遅れの媒体と捉えられがちである。
たしかに、画像の解像度や色彩の再現性ではデジタルデータに劣る部分があり、情報量が増えるほど時間と用紙コストがかかることも事実である。しかしながら、そのアナログ的な仕組みこそが、逆にデジタルよりも優れている点を生む事例も少なくない。たとえば、受信機に物理的に届いた書類はサーバー障害やメールのスパムフィルターなど、デジタルにありがちな事故やトラブルの影響を受けにくい。さらに、fax送信書面には原本と同等の証拠能力がみとめられる場合もあり、改ざん防止の観点から重宝されることがある。ビジネスの現場でfaxが重要視されるもうひとつの背景として、紙の書類文化が依然として根強く残っている点が挙げられる。
日本では、とりわけ伝票や申請書類、発注書など、正式な手続きをともなう文書は紙媒体でやりとりされることが多い。このため、書類作成から送付、受領、ファイリングに至るまで、紙書類の即時やりとりが可能なfax送信は、今なお業務プロセスを支える基幹的な役割を果たしている。さらに、faxはインターネットを利用しないため、セキュリティ面からも一定の安心感を持つ。メール添付ファイルを使用した情報漏えいやウイルスの感染といったリスクが低減され、特に個人情報や機密性の高い文書の送受信においては、faxを推奨する企業も少なくない。通信経路が単一であり、外部からの不正アクセスが難しい特性ゆえに、信用力の高い伝送手段と評価されている。
社外とのやり取りにおいて、faxは証憑書類として機能する点も重要である。例えば取引先との見積合意、注文書の取り交わし、納期や金額の確認など、書面を介することで取引の証拠を残す意味でもfaxの役割は大きい。署名や押印が入っていれば、双方の同意が明確になり、後々のトラブル回避にもつながる。また、ビジネス用に設計されたfax機器は、コピー機能や電話機能との一体型モデルが多く、オフィスのスペース効率化にも貢献している。一部の機種ではパソコンと連携し、ファイルデータをプリンタアウトせずにそのまま送れるなど、利便性が進化している側面もある。
紙だけでなく、デジタルデータも送受信できる機能を備えることで、faxの使い勝手は時代とともに変化し続けている。加えて、営業活動やマーケティング分野でもfaxは活用が見られる。情報提供や案内、注文取次、各種通知などを大量送信する「一斉送信サービス」は、メールとは異なる到達力を持ち、確実にオフィスに書面を残せる利点がある。不特定多数へアプローチするためではなく、一定の信頼関係が構築されている取引先や顧客に対し、重要情報を確実に届ける目的で利用されている。今後、さまざまなデジタルトランスフォーメーションが進展するなか、faxもまた「過去の遺物」とはならず、ビジネスプロセスと融合しながら活用されていくことは十分に考えられる。
完全な電子化には法的・文化的ハードルがある現状も踏まえつつ、最適なコミュニケーション手段として今後もfaxは独自の役割を維持し続ける可能性が高い。ビジネスシーンでは、道具は目的に応じて選ばれるべきであり、faxという選択肢が持つ伝統と現実的な合理性が、今なお多くの場面で支持され続けている事実も見逃せない。faxは、ビジネス現場で長年にわたり重要な情報伝達手段として利用され続けている。インターネットや電子メールなどのデジタルツールが発展しているにもかかわらず、faxが根強く残る理由として、「紙での記録性」や「即時性」、「手書きによる修正や署名の容易さ」などが挙げられる。また、回線を使った単純な仕組みで、特別なネットワーク環境が不要な点も手軽さの一因だ。
とりわけ契約書や注文書のように、証憑性が要求される文書や決裁が必要な書類のやりとりにおいて、原本に近い証拠能力や改ざん防止の観点から高く評価されている。さらに、日本のビジネス文化では紙媒体が依然として重要視されており、紙書類の迅速な送受信が求められる業務にはfaxが最適である場合も多い。セキュリティ面でも、インターネットを介さず直接データを送信できるため、メールに比べて情報漏えいやウイルス感染のリスクが低いという安心感がある。加えて、fax機能が複合機に組み込まれ、デジタル文書の送受信にも対応するなど進化を遂げており、利便性も高まっている。営業やマーケティングでも、確実に文書を相手に届けられる点から利用機会があり、今後も完全な電子化が進むまでは、ビジネス現場でfaxが担う役割は継続すると考えられる。
道具の選択は目的に応じてなされるべきであり、faxはその現実的な合理性から多くの企業にとって今なお不可欠なツールとなっている。